Näin pyydät omat sosiaalihuollon asiakirjasi nähtäväksi

Mihin oikeutesi perustuu

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta antaa jokaiselle oikeuden saada tieto hänestä itsestään viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista (12 §). Sosiaalihuollon asiakkaana tämä tarkoittaa esimerkiksi asiakassuunnitelmaa, palvelutarpeen arviointia ja päätöksiä. Asiakastietojen käsittelyä koskevat säännöt ovat siirtyneet omaan lakiinsa, josta kerrotaan sivulla asiakaslaki.

Oikeus ei ole rajaton. Tietoa ei tarvitse antaa asiakirjasta, jos se olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua, lapsen etua tai muuta erittäin tärkeää yksityistä etua. Keskeneräistä esittelymuistiota tai ratkaisuehdotusta ei myöskään voi vaatia nähtäväksi ennen kuin asian käsittely on päättynyt (11 §).

Mitä pyyntöön kirjoitetaan

Pyynnön on oltava riittävän tarkka, jotta viranomainen tietää, mitä asiakirjaa tarkoitat (13 §). Käytännössä kannattaa kirjoittaa:

• oma nimesi ja yhteystietosi sekä se yksikkö, jossa olet asioinut
• aikaväli tai asia, esimerkiksi “kaikki asiakirjani viimeisen kahden vuoden ajalta” tai “päätös ja sen perustelut”
• haluatko lukea asiakirjat paikan päällä, saada ne sähköpostilla vai paperikopioina

Pyyntöäsi ei tarvitse perustella. Viranomainen voi kuitenkin kysyä lisätietoja, jos se on tarpeen sen selvittämiseksi, onko sinulla oikeus tietoon, ja henkilöllisyys tarkistetaan yleensä ennen kuin asiakirjat luovutetaan.

Kuinka nopeasti vastaus tulee

Asia on käsiteltävä viivytyksettä, ja tieto on annettava viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön saapumisesta. Jos asiakirjoja on paljon tai niissä on salassa pidettäviä osia, määräaika on kuukausi (14 §). Pitkä asiakashistoria kannattaa siis pyytää hyvissä ajoin, jos tarvitset sitä johonkin tiettyyn päivään mennessä.

Maksaako asiakirjojen saaminen

Tietojen antaminen suullisesti tai asiakirjojen lukeminen viranomaisen luona on maksutonta. Sähköisesti talletetun asiakirjan lähettäminen asianosaiselle sähköpostitse on myös maksutonta, mutta kopiosta tai tulosteesta voidaan periä tiedon antamisesta aiheutuneita kustannuksia vastaava maksu (34 §). Kysy hinta ennen kuin tilaat paperikopiot.

Jos pyyntöösi kieltäydytään

Virkamiehen, joka kieltäytyy, on kerrottava kieltäytymisen syy ja se, että asian voi saattaa viranomaisen ratkaistavaksi. Hänen on myös kysyttävä kirjallisesti pyynnön tehneeltä, haluaako tämä asian siirrettävän viranomaisen ratkaistavaksi, ja kerrottava käsittelystä perittävät maksut (14 §). Vastaa tähän kysymykseen kirjallisesti, jos haluat saada varsinaisen päätöksen.

Viranomaisen päätökseen voi hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen (33 §), ja päätöksessä kerrotaan valitusohjeet. Tämä on eri asia kuin oikaisuvaatimus, jolla haetaan muutosta palvelupäätökseen, ja eri asia kuin muistutus, jolla voit ilmaista tyytymättömyytesi kohteluun.

Lapsen asiakirjat

Lastensuojelun asiakkaana olevan lapsen asiakirjoissa lapsen etu voi rajata sitä, mitä tietoa annetaan, kuten edellä 11 §:n rajoituksesta kävi ilmi. Jos pyydät asiakirjoja lastensuojelun asiakkuuden ajalta, mainitse pyynnössä, kenen asiakirjoista on kyse, ja varaudu siihen, että osa tiedoista jää antamatta.